Hinweisgebersystem der IKB
Der Erfolg unseres Unternehmens hängt naturgemäß wesentlich vom Vertrauen unserer Stakeholder ab. Um dieses Vertrauen zu wahren und weiter zu festigen, ist es wichtig, dass unsere Mitarbeiter:innen bei allen Entscheidungen und Handlungen die gesetzlichen Vorschriften und betriebsinternen Regelungen einhalten und sich auch moralisch korrekt verhalten.
Die Innsbrucker Kommunalbetriebe Aktiengesellschaft (IKB) bietet daher ihren Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen die Möglichkeit, Verstöße gegen bestimmte nationale und EU-weite Rechtsvorschriften sowie Verstöße gegen den unternehmensinternen Verhaltenskodex zu melden und so einen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg im Einklang mit gesellschaftlicher, rechtlicher, unternehmerischer und ökologischer Verantwortung zu erzielen.
Hierzu betreibt die IKB ein Hinweisgebersystem, das es Hinweisgeber:innen erlaubt, Hinweise vertraulich einzubringen. Das System ist internetbasiert und bietet somit die Möglichkeit, rund um die Uhr Handlungen, die gegen die oben genannten Regeln gerichtet sind, entweder namentlich oder anonym zu melden.
Wenn Sie einen Hinweis auf ein rechtswidriges Verhalten erhalten haben, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden. Mit Ihrem Hinweis helfen Sie, materielle und immaterielle Schäden vom Unternehmen abzuwenden und die Integrität des Unternehmens zu bewahren.
Weiterführende Hinweise zum Ablauf des Meldeprozesses und welche Verstöße einmeldefähig sind, finden Sie unter den FAQs.
Hier gelangen Sie zum IKB-Hinweisgebersystem:
Das Hinweisgebersystem steht allen derzeitigen und ehemaligen Mitarbeiter:innen sowie Auftragnehmer:innen, Subunternehmer:innen und deren Lieferant:innen und anderen Stakeholdern offen.
Das Bundesgesetz vom 24.2.2023 über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgerberInnenschutzgesetz - HSchG) sieht insbesondere Verstöße gegen das öffentliche Auftragswesen, gegen Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit und -konformität, Umweltschutz, Verbraucherschutz, aber auch gegen den Schutz personenbezogener Daten und der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen als einmeldefähig vor. Verhaltensweisen, die einen sich gegen das Unternehmensinteresse richtenden Straftatbestand erfüllen, wie insbesondere Betrug, Korruption oder Insichgeschäfte, sind damit ebenso meldewürdig, wie Verhaltensweisen, die sich gegen die Verletzung von Menschenrechten oder den Umweltschutz richten.
Die IKB lässt darüber hinaus, auch das Einmelden von Verstößen durch ihre Mitarbeiter:innen gegen den unternehmensinternen Verhaltenskodex zu, wenn diese Verstöße geeignet sind, dem Unternehmen erheblichen Schaden zuzufügen.
Erheblicher Schaden ist beispielsweise mit der Verwirklichung einer Straftat verbunden, aber auch eine Beeinträchtigung der Reputation des Unternehmens kann erheblichen Schaden bedeuten.
Nicht einmeldefähig sind Kundenbeschwerden. Diese sind weiterhin über die bekannten Meldekanäle wie Kundenservice und Beschwerdemanagement einzubringen.
Auch Fälle, die ausschließlich dem Eigeninteresse dienen, sind nicht einmeldefähig.
Die Einführung des Hinweisgebersystems birgt die Gefahr, dass dieses Instrument gegebenenfalls dazu genutzt wird, andere Personen mit erstatteten Hinweisen grundlos und ungeprüft zu denunzieren bzw. zu vernadern und damit in Misskredit zu bringen.
Diese oben beschriebenen Hinweise verfolgen ausschließlich ein Eigeninteresse und zeigen weder unternehmensinterne Missstände auf noch rechtswidriges Verhalten im Sinne des HinweisgeberInnenschutzgesetz oder des geltenden Verhaltenskodex. Sie dürfen daher nicht über das Hinweisgebersystem eingemeldet werden.
Hinweise auf vermutete Rechtsverstöße sind über das eingeführte digitale Hinweisgebersystem der IKB einzumelden.
Hinweise über das digitale Hinweisgebersystem
Die IKB hat in Zusammenarbeit mit einem Softwareanbieter ein digitales Hinweisgebersystem eingeführt, das es externen und internen Hinweisgebern ermöglicht, namentlich oder anonym, einen Hinweis abzugeben.
Innerhalb der IKB ist eine interne Meldestelle (Hinweisgeber-Stelle) eingerichtet worden. Die Hinweisgeber-Stelle nimmt die Hinweise zur Prüfung entgegen. Bearbeitet werden diese innerhalb eines IT-gestützten abgeschlossenen Systems, auf das ausschließlich die Hinweisgeber-Stelle Zugriff und Einsicht hat. Eine Einsichtnahme durch unbefugte Dritte ist damit ausgeschlossen.
Auf der Startseite des Whistleblowing-Tools befinden sich zwei Buttons.
Durch Anwählen des Buttons „Hinweis abgeben“ wird ein neuer Meldeprozess gestartet, der sich über mehrere Schritte erstreckt.
Zunächst ist der Vorfall an sich zu beschreiben. Es besteht die Möglichkeit, durch Hochladen von Dokumenten und Fotos den Hinweis zu verifizieren oder zu belegen. Dabei sind einige Felder wie die Vorfallsbeschreibung und das Vorfallsdatum als Pflichtfelder definiert, die unbedingt auszufüllen und mit einem * gekennzeichnet sind. Ergänzende Angaben können dann in darauffolgenden optionalen Feldern gemacht werden.
Im Laufe des Meldeprozesses treffen Sie die Entscheidung, ob Sie den Hinweis namentlich oder anonym übermitteln. Im Falle eines namentlichen Hinweises wird dieser ausschließlich der Hinweisgeber-Stelle bekannt und keinen weiteren Personen zugänglich. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Angaben erfolgt ausschließlich im durch unsere Datenschutzerklärung beschriebenen Rahmen.
Nach Ihrer Bestätigung, Ihren Hinweis nach bestem Wissen und in gutem Glauben eingebracht zu haben, kann der Hinweis gesendet werden.
Mit dem Absenden wird der Hinweis im System erfasst und ein eigenes Postfach für Sie als Hinweisgeber:in erzeugt. In der Folge erhalten Sie als Hinweisgeber:in eine Meldung-ID sowie ein Passwort, das es Ihnen ermöglicht, jederzeit auf Ihr Postfach zuzugreifen und mit der Whistleblowingstelle in Kontakt zu treten. Die Zugangsdaten sind ausschließlich Ihnen bekannt. Bewahren Sie deshalb diese sorgfältig bis zum Abschluss der Bearbeitung Ihres Hinweises auf. Ein Zugriff Dritter auf Ihr Postfach ist ausgeschlossen.
LogIn für bestehende Meldung
Die Kommunikation zwischen der Hinweisgeber-Stelle und Ihnen als Hinweisgeber:in erfolgt innerhalb eines in sich geschlossenen internetbasierten Systems, einer Art Postfach. Mit Hilfe der Ihnen nach dem Absenden Ihres Hinweises übermittelten LogIn-Daten können Sie jederzeit den Stand des Verfahrens abrufen und mit der Hinweisgeber-Stelle in Kontakt treten und Ihren Hinweis jederzeit ergänzen oder berichtigen.
Der Hinweis geht innerhalb des Hinweisgebersystems ein. Sie als Hinweisgeber:in erhalten unmittelbar nach dem Eingang des Hinweises eine standardisierte Eingangsbestätigung. Binnen drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie als Hinweisgeber:in eine qualifizierte Rückmeldung betreffend des Verfahrensstands bzw. allfällig ergriffener Folgemaßnahmen.
Mit Hilfe Ihrer individuellen ID können Sie sich im Hinweisgebersystem anmelden, den Stand des Verfahrens abfragen und mit der Hinweisgeber-Stelle in Kontakt treten sowie allfällige Rückfragen beantworten.
Sie als Hinweisgeber:in genießen auf Grundlage der oben genannten gesetzlichen Rahmenbedingungen besonderen Schutz.
Dieser Schutz wird jedoch nur dann gewährt, wenn Sie zum Zeitpunkt des Hinweises auf Grundlage der tatsächlichen Umstände der Ihnen verfügbaren Informationen hinreichend Gründe dafür annehmen konnten, dass die von Ihnen gegebenen Hinweise wahr sind und in den Anwendungsbereich der gesetzlichen Vorschriften betreffend Whistleblowing fallen. Ihre Identität, Ihr Hinweis und Ihre Kommunikation mit der Hinweisgeber-Stelle bleiben streng vertraulich und werden durch entsprechende technische wie auch organisatorische Maßnahmen im angewandten System geschützt.
Offenkundig falsche oder irreführende Hinweise werden von der Hinweisgeber-Stelle zurückgewiesen. Sie können gegebenenfalls Schadensersatzansprüche begründen oder gerichtlich bzw. als Verwaltungsübertretung verfolgt werden.